12. Menggunakan Add-in Untuk Menambah Fungsionalitas Excel

Tips terakhir cara belajar menggunakan Excel dengan cepat yaitu menggunakan Add-in. Microsoft Excel sebenarnya sudah sangat lengkap, sehingga semua yang anda pikirkan mengenai pengolahan data sebenarnya bisa anda lakukan jika anda mengetahui caranya. Namun jika dirasa anda memerlukan fitur tambahan, anda dapat menggunakan Add-in di Store untuk Excel.

Silahkan anda akses Store untuk Excel di menu “Insert” kemudian klik “Store”. Silahkan temukan apa yang anda inginkan. Misalnya saja penulis ingin memberikan notasi tentang buku yang ada berupa informasi dari Wikipedia. Kemudian klik saja “Add” jika anda menemukannya.

Seperti gambar diatas, bisa anda lihat ketika saya mengklik buku Harry Potter, Wikipedia memberikan informasi mengenai buku tersebut.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba add-in lainnya yang tersedia.

 

11. Menggunakan Template Untuk Mempercepat Anda Dalam Bekerja Dengan Excel

Microsoft Excel memiliki ratusan template siap pakai yang dapat anda gunakan di berbagai kondisi maupun pekerjaan. Mulai dari mengatur jadwal kerja, mengatur pemasukan dan pengeluaran uang, absensi kerja, dan masih banyak lagi. Lalu, dimana anda bisa menemukan template-template ini?

Ketika anda membuka Excel pertama kali, Excel secara otomatis memberikan rekomendasi Template yang bisa anda pakai seperti gambar diatas. Atau jika anda sudah membuka sebuah worksheet Excel, anda dapat dengan mudah menekan tombol CTRL + N untuk membuka sheet baru. Di kotak pencarian, anda bisa mencari template sesuai keinginan anda.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba menggunakan template lain. Jika pertama anda memakai template untuk mengatur pengeluaran dan pemasukan tiap bulan, silahkan coba untuk membuat daftar pekerjaan dalam bulan ini beserta waktu pengerjaannya dengan menggunakan template yang ada di Excel.

 

10. Menggabungkan 2 Kolom Atau Baris

Dari tips 1 sampai 9, anda sudah bisa membuat tabel yang keren dan interaktif dengan chart atau diagram. Namun biasanya semakin kompleks sebuah tabel yang kita buat, pastinya kita berhadapan pada situasi dimana anda harus menggabungkan 2 kolom atau baris.

Jika anda lihat gambar diatas, tabel menjadi tidaklah rapi. Karena sel C4 dan C5 tidak menyatu, sel E4, F4, dan G4 juga tidak menyatu. Untuk menyatukannya sangatlah mudah.

Bisa anda lihat di animasi di atas, caranya adalah anda hanya tinggal seleksi 2 kolom/baris atau lebih. Kemudian klik tombol “Merge & Center”. Nantinya, sel C4 dan C5 akan menjadi satu. Anda bisa melakukan hal yang sama terhadap yang lainnya dengan mudah.

Pengembangan dan Latihan: Coba anda atur supaya kolom atau baris yang sudah dijadikan satu teksnya menjadi rata tengah, baik vertikal maupun horizontal. Jika anda lihat di animasi di atas, teks “No.” hanya rata tengah secara horizontal saja, tidak vertikal.

 

9. Menggunakan Conditional Formatting

Dengan Conditional Formatting, anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dibawah ini.

Pada gambar diatas, penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh diatas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa dilihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba format lainnya seperti “Highlights Cell Rules”. Dengan opsi tersebut, anda bisa menambahkan kondisi, misalnya data tersebut lebih tinggi atau lebih rendah.

 

8. Menggunakan Fungsi Manual

Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.

Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.

Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)”.

Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda gunakan fungsi manual ini terhadap fungsi-fungsi lainnya. Misalnya fungsi rata-rata. Untuk rata-rata, gunakan “=average”.

 

7. Menggunakan Format Cell

Tidak terasa sudah sampai tips yang ke-7 dalam mempelajari cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Dengan Format Cell, anda dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, anda ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.

Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”.  Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba berbagai opsi lainnya di Format Cell. Seperti memberikan warna pada teks, mengubah font, dan masih banyak lagi.

 

6. Membuat Chart/Grafik

Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.

Untuk membuat grafik, anda perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar diatas, anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Disini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.

Silahkan anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.

Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.

Silahkan pilih jenis grafik yang ingin anda pakai. Jika menurut anda kurang cocok, anda bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok.

Jika sudah, maka tampilannya akan seperti diatas. Anda bisa melihat bahwa buku Harry Potter adalah buku yang paling banyak untungnya. Anda juga bisa mengubah tampilan grafik dengan cara mengklik tombol “+” seperti gambar diatas. Untuk informasi lebih lengkap dari pengubahan data grafik, mengubah tampilan, dan lain-lain.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda buat grafik dengan data yang lebih kompleks. Silahkan anda tambahkan persentase kedalam untung yang ada. Coba juga grafik lainnya.